「人を増やせば楽になるはずが、教育のせいで現場が余計に回らなくなった」 

「せっかく教えたのに、独り立ちする前に辞められてしまった……」

これは、多くの企業の担当者が直面している課題かもしれません。新人教育のコストや担当者の負担、そしてせっかく教育した社員が早期で退職してしまった場合のダメージは計り知れません。

実は、事務作業をBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）でまるごと外部に委託することは、単なるコスト削減の手段以上のメリットがあり、社員がコア業務に集中し、やりがいを持って働ける組織を作るための第一歩となるのをご存じでしょうか。

本記事では、社員教育の現場の課題と現状、そして早期離職を防ぐための方法、その手段の一つとしてのBPO導入について詳しく解説します。

1．「新人教育の負担増」「せっかく育ててもすぐ辞めてしまう」を解決する方法

新人教育の負担、採用・育成コスト、そして事務職特有の「やりがいの見えにくさ」。これらは一見バラバラな課題に見えますが、実はその根底には「社員が本来するべき仕事や注力したい仕事ができていない」という共通の構造があります。

BPOの導入は、こうした業務構造そのものを変える手段です。定型業務を外部に切り出すことで、社員は本来の力を発揮できる仕事に集中でき、組織全体の活力と安定性が高まります。

もし「教育コストを減らしたい」「離職が続いて困っている」といった悩みがある場合は、自社の業務のどの部分が外部委託できるかを棚卸しすることから始めるのをおすすめします。

それではまず新人教育の現状の課題、事務社員が辞めてしまう理由について詳しく解説します。

2．新人教育のコストと従業員への負担

新しい仲間が増えることは本来喜ばしいはずですが、日々の業務に追われる現場の担当者にとっては必ずしもそうとは言えないようです。以下のような声からは、社員教育に関わる社員の実情が浮かび上がってきます。

■現場のリアルな悲鳴

実務に精通した社員であっても自身の業務と並行して新人教育を行うには膨大なエネルギーを必要とするのは言うまでもありません。

新人教育の担当者に指名されるのは、多くの場合、実務に精通した社員です。自身の業務負担も大きい上に、新人教育には膨大なエネルギーが必要となります。実際に教育担当者には次のようなストレスや負担がかかっています。

●自分の仕事が進まないストレス

教育に時間を割かれることで、自分の本来の業務が後回しになり、結果として残業が増える可能性があります。

●教え方の正解がわからない

企業によっては教育担当者をサポートする体制自体が整っていないことがあります。そのため、担当者はすべてを抱えることになります。さらに、業務経験や知識だけでなく、教育には人を教えるための指導力が求められます。経験が浅い社員ほど、自身の教え方が正しいのか不安を感じながら進めるのは大きな負担となるでしょう。

●世代間・価値観のギャップ

教える側と新入社員側で、世代や価値観のギャップがあった場合、「何を考えているのかわからない」といった不安を双方が抱えやすくなります。

こういった「新人教育がしんどい」という現場の声を放置すると、教育担当者自身の離職を招くことにも繋がりかねません。

教育担当者の負担を減らすには、新人教育は企業全体で取り組むものという意識を共有し、場合によっては教育担当者の研修を実施するなども必要になるでしょう。

教育担当者が一人で抱え込まず、企業としてサポートする体制を整えておくことが求められます。

■採用・教育にかかるコスト

さらに採用・教育には多大なコストがかかります。

新卒採用の場合は、一人当りの採用コストの平均は約90～110万円、中途採用では約80～100万円かかると言われています。

これらには求人広告や会社説明会の実施、人材紹介料、求人媒体費用などが含まれます。人材獲得競争が激化している現在、求人広告にかける費用が高騰していることも採用の費用増加に拍車をかけています。

また、教育研修にかかる費用の平均は一人あたり約3.5万円と言われていますが、教育担当者が新人教育に費やす時間や、その時間にその社員が本来の仕事をすることで得られる利益などを考えるとさらに大きな費用がかかっていると言えるでしょう。

3．せっかく育てても事務職がやめてしまう理由

企業が最も避けたいのは、このように多額のコストと時間、リソースをかけて教育した社員が離職してしまうことではないでしょうか。

事務職については、他の職種と比べて特に離職率が高いわけではありませんが、事務職ならではの離職理由があるようです。

■ルーティン業務の単調さ

事務業務の多くは、データの入力や書類の整理など、手順が決まったルーチンワークです。ミスが許されない緊張感がある一方で、「誰がやっても同じ結果」になる業務を繰り返す中で、「自分はこのままでいいのか」と、仕事の介在価値を見失ってしまうケースが多く見られます。

■キャリアの行き止まり感

事務職は専門職や営業職に比べ、キャリアパスが描きにくい傾向にあります。「5年後、10年後もこの同じ作業を繰り返しているだけではないか」という不安は、特に若手社員のモチベーションを著しく低下させます。

■評価の難しさ

事務職は「ミスなくこなして当たり前」の減点方式で評価されがちです。どれだけ正確に早く処理しても、営業成績のように数字で称賛される機会が少なく、自分の貢献が会社にどう役立っているのかを実感しにくいという面もあります。

■閉鎖的な人間関係

少人数のチームでデスクを並べる事務部門では、一度人間関係がこじれると逃げ場がありません。狭いコミュニティでの摩擦がストレスとなり、環境を変えるために離職を選ぶというパターンもあるようです。

4．離職を防ぐための対策とは

このような事務特有の悩みを踏まえて、社員の離職を防ぎ、社員が生き生きと働く組織にするためには以下のような視点から環境作りが必要です。

■キャリアパスを示し、成長の機会を与える

社員には、単なる作業の実行者ではなく、例えば「プロセスの改善提案」や「ITツールを活用した効率化」など、より上流の業務に関わる機会を提供します。自分の工夫によって組織が変わる実感がやりがいに繋がります。

■定型的な業務をアウトソースして負担を軽減する

社員を疲弊させる「単調なルーチンワーク」や「ミスの許されない細かい照合作業」を外部に切り出すことも有効な解決策です。社員を「単純作業」から解放し、より判断力やコミュニケーション能力が求められるやりがいを感じられる業務へとシフトさせることができます。

5．BPO導入で従業員の教育や事務作業の負担を軽減

BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の導入は、事務社員の離職を防ぐために有効な手段としても注目されています。

■定型業務はBPOで外部に委託

手順が固定された定型業務は、プロの集団であるBPOに委託します。これにより、社員は時間と手間がかかる定型業務から解放されることになります。

■本来の業務に集中できる環境へ

BPOを導入すれば、より付加価値の高い顧客対応や企画立案といった、会社独自のコア業務に関われるチャンスが生まれます。

■人の入れ替わりに左右されず事務作業を安定化

最大のメリットは、社内で人が入れ替わっても定型業務が止まらないことです。BPO側でマニュアルと品質管理が徹底されているため、貴社の社員が退職しても、事務のノウハウが失われることはありません。

新人教育のコストや手間を削減できるBPOについて、よくある質問をまとめました。

6．人材教育と離職防止｜BPOサービスについてよくあるご質問

BPOで本当に新人教育のコストや手間を削減できるのか、疑問に感じられる企業様からのよくあるご質問と回答をまとめました。

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Q1. BPOを導入すると、新人教育の負担はどのくらい減りますか？

A1.定型業務をBPOに委託することで、その業務に関わる採用・教育自体が不要になります。これまで教育担当者が費やしていた時間と手間を本来のコア業務に充てられるようになるため、現場への負担は大きく軽減されます。

Q2.BPOに委託できる事務業務とは、具体的にどのようなものがありますか？

A2.データ入力、請求書や領収書の処理、受発注管理、経費精算、各種書類の作成・整理など、手順が定まったルーチンワークが主な対象です。定期的に発生する定型業務はBPOに向いていると考えるとわかりやすいでしょう。

Q3.BPOを導入すると、社内の事務担当者は不要になってしまうのではと社員からの不安の声があります。

A3.定型業務をBPOに切り出すことで、社内の担当者はより判断力やコミュニケーション能力が求められる業務にシフトできます。「事務担当者をなくす」のではなく、「担当者の仕事の質を上げる」ための手段として活用いただけます。社員がよりやりがいを感じられる業務に集中できる環境づくりにもつながります。

Q4.事務職社員の離職防止に、BPOがどのように役立つのでしょうか？

A4.事務職の離職原因の一つに「単調なルーチンワークへの閉塞感」があります。BPOで定型業務を切り出すことで、作業をこなすだけの状況を変えることができ、事務職社員の離職を防止する手段の一つとなります。

Q5.現在の業務フローが複雑で、マニュアル化できるか不安です。それでもBPOに依頼できますか？

A5.はい、対応可能です。BPO事業者は導入前に現状の業務を丁寧にヒアリングし、マニュアル作成から一緒に伴走します。「うちの業務は特殊だから無理」と諦める前に、まず相談してみることをおすすめします。

6．まとめ

BPO導入により、定型業務をまるごと委託することで事務作業を担当する社員の採用、教育自体が必要なくなり、社員の負担を軽減することができます。

さらに、定型的な事務作業に追われることがなくなり、よりやりがいのある生産性の高い業務にシフトできるため、単純作業で将来のキャリアアップができないことに不安を感じて事務社員が離職してしまうのを防ぐことにもつながります。

コウシンのBPOサービスでは、社員の皆様が生き生きとと働ける組織作りをサポートいたします。