企業経営を支えるバックオフィス業務。しかし、煩雑なバックオフィス業務に追われ、本来のコア業務に割くリソースがとられてしまっているケースは少なくありません。

そんな課題を解決するのが現在、注目されているBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）です。本記事では、BPOの導入について、委託できる業務内容やメリットなどを具体的に解説します。

1. BPOとバックオフィス業務

バックオフィス業務とは、企業活動を支える縁の下の力持ちとも言える業務です。

具体的には、経理・人事・総務・ITサポートなど、顧客と直接関わることはなくとも、企業運営において欠かせない管理部門の業務です。

しかしこれらの業務は、企業の規模拡大とともに複雑化し、多くの人的リソースや時間を費やすことになりがちです。

2. どのようにバックオフィス業務をBPOで効率化するか

BPO（Business Process Outsourcing）は、これらのバックオフィス業務を外部の専門企業に委託することで効率化します。

単なる業務の切り出しではなく、専門知識を持つBPO事業者は業務プロセス全体を見直し、最適化することができるからです。

これにより、業務の質を向上させながらコスト削減を実現し、自社の経営資源をコア業務に集中させることが可能となるのです。

3. BPO事業者に委託できるバックオフィス業務の具体例

具体的にBPOで効率化することができる業務と、それら業務をBPOにより効率化するメリットを解説します。

BPOでは次のように幅広いバックオフィス業務への対応が可能です。

●経理/総務/人事

請求書発行・管理、給与計算、採用事務、入退社手続きなどの定型業務や自動化しやすい業務が多く、BPOに適しています。

●ITサポート

WEBサイト制作やデータ入力などの現行の業務を委託できるだけでなく、これからデジタル化を進める企業のIT導入に伴う業務整理など、導入のサポートから委託することが可能です。

●受付・コールセンター

コールセンターの業務を丸ごと委託することができます。社内で運営する場合は、人材の採用や研修などさまざまなプロセスが必要となりますが、そのリソースを割く必要がなく、コストを抑えられる可能性もあります。

●営業サポート業務

営業資料の作成や、顧客・取引先リスト管理、メール対応、受発注管理などを委託することにより、コア業務の営業活動に集中することができます。

4. BPOが提供するメリットとは

BPO導入によりバックオフィスの抱える次のような課題を解決することができます。

・業務が煩雑・非効率になっている

・アナログな事務処理に時間がかかる

・仕事が属人化してしまっている

●バックオフィス業務が抱える課題

バックオフィス業務のよくある課題としては、長年運用されてきた業務が煩雑化し、非効率になっているケースや、アナログな方法で処理していることでコストが増加していることなどがあげられます。

また、決まった担当者に業務が属人化しており、持続可能な運用が難しくなっているケースも多く見られます。

これらの煩雑かつ非効率なバックオフィス業務を抱えたままでは、企業の本来の目的であるコア業務に十分なリソースを割くことができなくなっている可能性があります。

特に現在、成長フェーズにある企業や事業領域の拡大を目指している企業の成長にとって、バックオフィス業務の効率化は避けて通れない課題となっています。

●複雑化してしまったオフィスの課題を整理

BPOでは、バックオフィス業務の煩雑化・非効率化している部分を洗い出し、見直すことから業務全体の効率化を図ります。

また、これまで手作業で行っていた部分をデジタルツールの導入で自動化することにより、効率化だけでなくコスト削減の効果も期待できます。

●迅速かつ高品質な業務支援の提供

BPOサービスは、単に業務を代行するだけでなく、業務改善の提案や最新技術の導入サポートも行う点が大きな特徴です。

例えば、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やAIなどのデジタル技術を活用した業務の自動化・効率化を提案することで、さらなる生産性向上を実現します。

5. BPOとアウトソーシングの違い

アウトソーシングとは、自社の特定業務を外部の企業に委託することを指します。一般的なアウトソーシングでは、定型的な業務を切り出して一時的に外部に任せる形が多く、コスト削減や人材不足への対応が主な目的となります。

BPOもアウトソーシングの一種ですが、一般的なアウトソーシングとの違いは単一の業務を委託するだけでなく、業務全体の効率化や質の向上、リスク管理の強化など、総合的なメリットを提供することができる点です。

コウシンの「ゼロからはじめるBPO」は、BPO導入にはじめて取り組む企業のバックオフィス業務を効率化し、より戦略的な活動にリソースを充てることで、企業全体の生産性向上を可能にします。

6. 「ゼロからはじめるBPO」導入事例紹介

「ゼロからはじめるBPO」を導入した商社の事例をご紹介します。

■導入事例：国内商社

この企業様では、人材が定着しないことにより人材の育成が困難だったことに加え、業務が属人化していたことから業務プロセスの課題がわからず、ミスにつがることも多かったようです。

取引先からの受注・メーカーへの発注や、それに付随する問合せ業務・調整対応の業務にBPOを導入しました。

その結果、受注業務を平準化することができ、ミスを大幅に減らすことに成功しました。

業務フローを再構築し、マニュアルを作成するなど、これまで課題が見えづらかった業務を可視化・効率化することもできました。

さらに、新たに問合せや調整事項の記録を管理する仕組みを構築することにより、これまで属人化されていた業務を誰でも対応できるように改善することができました。

この事例のように、「ゼロからはじめるBPO」では、担当のコーディネーターがまずその企業の課題解決のために要件を整理し、どの業務がBPOに適しているかをご提案するところから始めます。

イレギュラー対応が多い場合も、きめ細かく柔軟に対応し、はじめはスモールスタートで調整しながら少しずつ移行していくことが可能です。

7. まとめ

バックオフィス業務のBPO化は、単なるコスト削減策ではなく、企業の競争力強化につながる戦略的な選択肢です。

今後、働き方改革の推進や人材不足の深刻化、デジタル化の加速などを背景に、バックオフィス業務のBPO化はさらに重要性を増していくことが予想されています。

専門的な知見と豊富な実績を持つBPOパートナーとともに、バックオフィス業務改革を進め、持続的な成長を実現しませんか。

「ゼロからはじめるBPO」

お問い合わせはこちら