退職した社員のアカウント、情報漏えいのリスクかも？
パソコンやネットワークのトラブルでお客様先を訪問すると、退職者のアカウントが残ったままになっているケースを時々見かけます。
メールが使えなくなっているので問題ないと思われがちですが、実はクラウドサービスや共有フォルダ、VPN、複合機など、思わぬところに利用権限が残っていることがあります。
特に最近はサブスクなどのライセンス契約、複数のクラウドサービスを利用する仕事が増え、管理するアカウントも増加しています。
退職時の対応が漏れてしまうと、情報漏えいのリスクが高まるだけでなく、不要なライセンス料金を支払い続けてしまうこともあります。
社員が退職したときのチェックリスト
そんなときのために、退職時に確認するチェックリストを作成しておくことをおススメします。
- メールアカウントの停止
- 共有フォルダの権限削除
- VPN利用権限の停止
- クラウドサービスのライセンス整理
- 社用スマートフォンの回収
- パソコンの回収
- デバイスの廃棄・・・などなど
このような項目をあらかじめ決めておくだけでも、管理の抜け漏れを大きく減らすことができます。
新しい社員を迎える準備と同じくらい、退職時のIT管理も大切な業務のひとつです。
「誰が何にアクセスできるのかわからない」という状態になっている場合は、一度棚卸しを行うことをおすすめします。