進まないDXや業務効率化…従業員はオーバーワークに疲弊し、優秀な社員ほど辞めていく。人件費の高騰も採用難に拍車をかけ、人手不足による倒産も相次いでいます。

このような中、企業に合った業務効率化とDXを推進し、人手不足の解消や働き方改革を進める方法として注目されているのがBPOです。

従業員が成長とやりがいを感じながら働ける環境を整えるには？

BPO導入により業務を最適化しながら負担を軽減し、企業に合った働き方改革を実現する方法をご紹介します。

1．人手不足による倒産リスクの増加

帝国データバンクの調査によると、2024年度の倒産件数は、前年比13.4%の１万70件となり、11年ぶりに1万件を超えています。そのうち人手不足による倒産は350件で過去最多を更新しました。人手不足はもはや企業の存続を脅かすほどのリスクとなっているのです。

人手不足による倒産の理由としては、従業員が退職してしまい、業務を推進するための人数を確保できなくなったことや、経営者や幹部になれる人材の不足などがあります。

また、人手不足から人材獲得の競争が激化し、賃上げできない企業は募集をしても採用できない悪循環が続いています。

2．優秀な社員が辞めていく３つの理由

人手不足に陥る要因の一つは従業員が退職してしまうことです。判断能力の高い社員は会社の将来性を分析し、このまま留まっていてもメリットはないと判断すると退職に向けて動く傾向があります。「優秀な社員ほど辞めていく」という悩みを抱える経営者も多いようです。

エン・ジャパン株式会社の調査によると、「会社に伝えなかった本当の退職理由」として、人間関係、給与に続き、会社の将来性、人事評価制度への不満、残業・休日出勤の多さ、成長の実感がなかったなど、職場の環境や業務内容への不満が多くあげられています。

こういった理由の背景には、次のような影響があると考えられます。

■業務負荷の過重による疲弊

人手不足により慢性的に従業員のキャパオーバーが起こっているケースがあります。ただし、これには単に人員が不足しているだけでなく、業務が属人化していたり、部署によって業務量に偏りがある、スケジュールの管理不足など、複数の要因が絡み合っていることが多いようです。

オーバーワークを放置すると退職につながるだけでなく、心身の疲弊によりうつ病などを引き起こす原因にもなります。従業員の心身を守るためにも企業として早急に対応が必要です。

■十分な人材育成ができない

せっかく人材を採用できたとしても十分な教育まで手が回らないことも、社員が定着しない要因の一つとなります。

新人教育が整っていない企業の中には、現場が日々の業務をこなすだけで手いっぱいになっており、新人教育をする余裕がないケースも見られます。教育が充分にされていないことによりミスやトラブルを招き、結果的に従業員のモチベーションが下がり、退職につながるという悪循環に陥るリスクがあります。

■成長実感が持てない

社員が退職してしまう理由の一つに昨今の仕事に対する価値観の変化があります。

現在、若い社員は働きやすさやワークライフバランスだけでなく、成長できる環境があるかどうかを重視する傾向があります。

2023年の社会人1～3年までの社員へのアンケート調査によると、退職にはいたっていないものの、退職を考えたことがある割合は半数以上に上っています。辞めたいと思った理由としては、「仕事にやりがい・意義を感じない」がトップ、その他には「自分のやりたい仕事ができない」「今後のキャリアが描けない」なども上位を占めており、この調査からは現在、退職にはいたっていなくても次の転職先を意識しながら現職に在籍しているケースがあることが浮かび上がってきます。

また、転職に対するハードルが下がり、成長の機会を求めて転職しやすくなったことも若い社員が退職してしまう原因と考えられます。

3．BPOで倒産リスク回避と働き方改革を実現する方法

企業が倒産するリスクすらある人手不足を解消するために、現在注目されている手段の一つがBPO（Business Process Outsourcing）と呼ばれる業務の一括外注です。

BPOでは単に特定の業務を外注するだけでなく、業務プロセスを見直して改善し、一括して専門業者に委託します。BPOを効率的に導入することによって、社内の働き方改革を推進し、倒産リスクを回避する効果が期待できます。

■人手が足りなくても事業が回る組織を作る

BPOではまず専門のBPO事業者が業務の現状を分析して最適化します。それにより、業務効率化を進められるだけでなく、業務を標準化し、属人化を解消することにもつながります。さらに定型業務を即戦力の外部スタッフに委託できるため、バックオフィス業務の負荷を軽減することができます。

■社員の負担軽減で働きやすい環境を整備

BPOでは、年末調整やコールセンターの設置など特定の業務を繁忙期のみ委託することも可能です。

コア業務以外にこれらの業務を兼務していた場合は、大幅に負担を軽減することができ、従業員は本来の業務や企業の成長に直結するような業務に注力できるようになります。

社員が仕事を通して成長の機会ややりがいを求める傾向がある現在、定型的な業務や事務作業で忙殺されるのではなく、より生産性が高くやりがいを感じられる仕事に取り組めることは従業員のモチベーションをアップし、結果的に退職のリスクを減らすことにつながります。

■IT活用で生産性を最大化する

BPOでは業務を最適化する中で必要に応じてITを活用した業務効率化を推進します。そのため、社内でなかなかDXを進められなかった企業も、BPOを通じて効率的にDXを促進することが可能となります。

さまざまなデジタルツールを活用して業務を効率化できるだけでなく、リモートワークの土台を作ることで勤務地にとらわれない採用ができることもDXを進めるメリットの一つでしょう。

例えば、資料をデータ化してクラウド上で管理したり、メールよりもコミュニケーションを取りやすいチャットツールを使ってリモートワークの環境を整えることができます。

注意点としてはDXやリモートワークの推進にあたっては情報漏えいやウィルス感染のリスクを伴います。そのため、情報セキュリティ体制を確立しているBPO事業者を選択することは重要なポイントです。

４．【モデルケース】BPO導入で人手不足と退職リスクを解消する

それでは実際にBPO導入でどのような効果が期待できるのか、想定できるケースをご紹介します。

■モデルケース：バックオフィスの属人化を解消し、退職率を半減（機械部品メーカーA社）

＜課題＞

地方に拠点を置く従業員120名の機械部品メーカーA社では、経理・総務などの業務が特定の社員に属人化しており、DXや業務効率化が進められていなかった。

月末・年度末には定型的な事務作業が多くなるため連日残業が続き、若手社員から「成長機会がない」「毎月繁忙期がつらい」と不満が噴出し、ここ2年で5名が退職。採用も進まず人手不足が慢性化。

＜導入したBPO内容＞

・経理の一部（請求書処理・支払処理）をBPO化

・勤怠集計・入退社手続きなど総務業務を標準化し外部に委託

・RPAを活用してデータ入力業務を自動化

・業務フローを見直し「誰でも回せる仕組み」に再構築

＜成果＞

・属人化していた経理・総務業務の 60％を外部化

・月間残業時間が 平均25時間 → 8時間 に削減

・若手社員が提案業務や改善業務に時間を使えるようになり、
・退職率は半分以下に低下

・業務が集中していた社員の異動や後任育成もスムーズに進み組織の安定性が向上

「過度な負荷・成長の実感のなさ」が改善し、人手不足倒産のリスクを回避する土台が整いました。

5．まとめ　

BPO導入は従業員がルーティンワークから解放され、本来の業務や会社の利益に直結する業務に集中できる環境を作る第一歩となります。

コア業務への集中やスキルを身につけて新たな仕事にチャレンジできる環境は、従業員が仕事を通して自身の成長を感じられ、仕事へのモチベーションアップにつながります。

コウシンの「ゼロからはじめるBPO」では単なる業務代行で終わらず、RPAやITツールを連携させることで、さらなる業務効率化を推進することが可能です。

また、ISO27001（情報セキュリティの国際規格）を取得し、万全なセキュリティ体制でお客様のBPO導入を徹底サポートいたします。

「ゼロからはじめるBPO」で業務効率化と時代に合った働き方改革を実現させませんか？