業務の自動化を実現するRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、いま多くの企業が注目するツールです。とはいえ「結局RPAって何？」「どんなツールがあってどの業務で使える？」と思う方も多いのではないでしょうか。

この記事では、初心者にもわかりやすくRPAのツールや事例、導入メリット・デメリット、無料ツールについても解説します。

1．RPAとは何か？初心者にもわかりやすい基本解説

RPAの基本的な知識や得意な業務、AIやVBAとの違いを解説します。

■RPAとは何か、簡単に説明

RPAとは、「Robotics　Process　Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略です。

パソコンで行っている業務をソフトウェアで自動化して実行するソフトウェアのことです。

RPAでは、作業手順がパターン化された定型業務、定期的に繰り返し発生する業務を自動化します。自動化させたい業務をソフトウェアに覚えさせることで、ワンクリックで自動的に処理を実行したり、指定した時間に自動で処理することができます。

■どんな業務に使われる？

RPAはどのような業務ができるのかを説明します。

RPAが得意な業務には、一般的に次のようなものがあります。

向いている作業	作業の例
手順が決まっている繰り返しの作業	・大量のデータの定型入力・加工・ファイル名の変更・ファイルのアップロード・ダウンロード・ファイルの送信・データの転記など
複数のシステムとの連携作業	・他のシステムへのデータの転記・サイトからの情報収集・レポート・複数のシステムを横断する受発注・請求書処理など

■RPAとAI、VBAとの違い

RPAと似たツールや機能に、AIやVBA（マクロ）があります。これらは似た機能と考えられがちですが、RPAとは明確な違いがあります。

ここでは、RPAとAI、VBAの違いについて説明します。

・RPAとAIの違い

基本的にRPAは業務を自動化するシステムそのものを指し、AIはそのシステムに組み込まれて作業の振り分けを判断するなど、役割分担が異なります。

AI	RPA
学習機能があり、自分で判断して実行できる	自律的に判断できる能力はない
＜得意な分野＞ 画像認識・音声認識・チャットボット・各種分析	＜得意な分野＞人の管理により、単純作業や定型業務の作業を自動化する

・RPAとVBA（マクロ）の違い

RPAとVBAは、どちらも作業の手順を設定して自動化するという点で同じですが、下記のような点で違いがあります。

VBA	RPA
利用するにはプログラミングの知識が必要	プログラミングの知識がなくても直感的な操作で業務プロセスを自動化できる
1つのアプリケーションのみで機能する	あらゆるアプリケーションに対応が可能で、複数のアプリケーションとの連携もできる

２．RPAツールの種類を比較

一言にRPAと言っても、デスクトップ・サーバー・クラウドと３つの種類があり、それぞれに異なる特徴やメリット、デメリットがあります。導入する業務や環境によって、使い分けられています。

■デスクトップ型

パソコンに個別にインストールするRPAです。業務担当者が少ない場合や、まずはRPAを小さく始めたい企業などに向いています。

＜メリット＞

• 低コスト・短期間で導入・運用できる
• 専門知識がなくても導入できる

＜デメリット＞

• 一つのパソコン内で完結するため、業務が属人化しやすい
• 特定の個人のパソコンのリソースを大きく占有する

■サーバー型

企業のサーバーに構築されるRPAです。デスクトップ型よりも大規模なRPAの導入が可能です。

＜メリット＞

• 複数のパソコンで運用できるため、より大きな規模でRPAを導入できる
• 企業のサーバー上で構築するため、クラウド型よりもセキュリティの安全が確保しやすい

＜デメリット＞

• コストが高くなりやすい
• 設定や管理が複雑になりやすい

■クラウド型

クラウドサービスを通じて提供されるRPAです。リモートワークや複数のOSで利用したい場合に向いています。

＜メリット＞

• パソコンを占有しないため、同時に他の作業を行える
• どこからでも利用できる
• 低コストで導入が可能

＜デメリット＞

• インターネットが利用できない場合、アクセスができず業務に影響する
• 外部のサーバーにデータが保存されるため、セキュリティリスクがある

RPAの目的や対象業務、予算、規模などの面から判断し、自社にあったRPAの種類を選択します。

３．【導入事例あり】RPAの活用例を部門別に紹介

次にRPAの具体的な事例を紹介します。

RPAは人事・経理・営業・店舗、一般的な事務部門など、幅広い部門で導入することが可能です。

■人事部門

ロボット名	主な機能	自動化の内容例	特徴・メリット
勤怠パトロールロボ	勤怠システムから打刻データをダウンロードし、管理表にまとめる	各項目のチェックを自動化する・未成年が22時以降働いていないか・ 外国人労働者が週28時間以上働いていないか・自社の勤怠ルールに違反していないか	・法令遵守を徹底できる・法改正があった場合、新しいチェック項目を追加できる

■経理部門

ロボット名	主な機能	自動化の内容	特徴・メリット
経理お役立ちロボ	経理関係のデータの照合	・口座への入金額と売上データを照合する・不一致があれば経理担当者に報告する	担当者は不一致部分だけを確認すればよく、経理業務を効率化できる

■営業・企画部門

ロボット名	主な機能	自動化の内容	特徴・メリット
ダウンロードファイルリネーム＆保存ロボ	ファイルのダウンロード・リネーム	顧客データをダウンロードし、リネームして保存する作業を自動化	大量のデータ処理もミスなく自動で行えるため、担当者の負担を軽減できる
新店舗検索ロボ	新規オープンした店舗を探す	・特定のサイトから新規オープンした店舗をピックアップする・一覧表にまとめる	定期的に動かすことで新規店舗の情報をアップデートできる

■店舗運営部門

ロボット名	主な機能	自動化の内容	特徴・メリット
グルメサイト実績管理ロボ	グルメサイトの情報をまとめる	グルメサイトからアクセス数・予約件数を集計し、管理表にまとめる	グルメサイトの戦略的な活用に役立てられる
満足度パトロールロボ	お客様の満足度の集計・公開	覆面調査やアンケートサイトにアクセスし、データ集計・分析した結果を公開する	顧客満足度向上のための分析、戦略に役立てられる
毎日POSデータ集計＆報告ロボ	POSデータのとりまとめ	・前日のPOSデータを抽出し、一覧表にまとめて指定フォルダに保存する・データに異常があれば、メールで担当者に報告する	前日の売上、仕入れ、人件費、販売数などのデータをすぐに把握でき、業務を効率化できる

■事務作業全般

ロボット名	主な機能	自動化の内容	特徴・メリット
朝の準備ロボ	システムやファイルの自動起動	毎朝使う業務システムやファイルを自動で立ち上げる	・朝の10分間を有効に使える・システムの動作が遅い場合やネットワーク混雑時のストレスを軽減できる
定型メール処理ロボ	定型メールの自動送信	24時間365日、システムの指示通りに定型メールを送信する	メールの連絡漏れや連絡ミスを削減できる
スケジュール作成ロボ	作業の段取りを自動で整える	・納期までの書類の準備や担当者への連絡を行う・フローの変更やメンバーの入れ替えにも対応する	・先の予定を一目で把握できる・複数の業務が同時進行している場合もスケジュールを管理しやすくなる

このようにRPAは、さまざまな部門で繰り返し発生する定型業務を自動化でき、担当者の業務負担を軽減できます。

４．RPA導入のメリットと注意点も解説

定型業務を自動化し大幅な業務効率化が可能となるRPAにはさまざまなメリットがあります。一方で導入前に知っておきたい注意点もあるため、メリットとあわせて注意点についても解説します。

■RPA導入のメリット

1．人手不足の解消・採用コストの削減

定型業務を自動化することにより、慢性的な人手不足に悩む企業の課題を解決できます。大量のデータを読み取ったり、入力する手作業が減り、大幅な業務効率化が期待できます。また、月末や月初の発生する入力作業などに一時的に増員が必要なケースでは採用や教育ののコストも削減できます。

2．ミスの削減

人の手作業での入力作業では、一定数のミスが発生することは避けられません。RPAでは設定された手順どおりにミスなく作業を行える点もメリットです。また、RPAの導入により、これまで属人化していた業務の品質を標準化することも可能です。

3．業務効率と生産性の向上

RPAは24時間365日作業が可能なため、土日に稼働させて週明けにはルーティン作業を終わらせておくことといったことも可能になり、生産性のアップが期待できます。またこれまで定型業務に追われていた従業員はルーティンワークから解放され、より戦略的なコア業務に取り組めるようになることで仕事のやりがいを高めることにもつながります。

■注意すべき点

1．導入コストがかかる

RPA導入には当然、コストがかかるため、導入前に費用対効果をしっかり見極めることも必要です。RPA導入には次のような費用がかります。

＜初期費用＞

企業に合わせてRPAを開発する費用です。無料の場合もあります。

＜月額費用＞

RPAは導入後も継続的に使用するため、月ごと・年ごとに費用がかかります。

＜サポート費用＞

月額費用とは別にサポート・保守費用がかかることがあります。

2．RPAの導入後も引継ぎが必要

RPAを導入した後は作業が自動化されるため、導入時の担当者が変わったり、退職したりした場合に、RPAの作業内容がブラックボックス化してしまうケースがあります。

導入後にシステムが更新されたり、作業自体が変更になる可能性もあるため、RPAの設計や作業手順を担当者に引継ぎする必要があります。

５．無料で使えるRPAツールもある？

RPAには無料で使えるツールや一定期間のみ無料で使えるトライアルが用意されているRPAツールも多くあり、まずはフリーソフトで効果を試したい場合には便利です。ここでは無料ツールのメリットとデメリットを解説します。

■無料ツールのメリット

有料のRPAでは初期費用に数十万円かかることも多いため、本格的に導入する前に無料ツールで効果を確認することができる点がメリットです。RPAの自動化には適した業務と適さない業務があるため、実際に導入して操作してみることで、コストをかけずに効果を確認することができます。

また、無料ツールでは複雑な操作の必要もなく、すぐに利用開始できるものも多いため、現場の担当者がスピーディーに業務を自動化することができます。

■無料ツールのデメリット

RPAの無料トライアルでは、利用できる機能が限られていることが多く、十分な利便性を感じられないケースも多いようです。

あくまで有料版に移行する前のお試しの利用に留まる可能性があります。また、無料のRPAツールではサポート体制が万全でなかったり、日本語でのサポートがない場合もあり、問題が発生した場合に作業が滞ってしまうリスクもあります。

RPA導入前に明確な目的を定めないまま無料ツールを導入したことで、結果としてトライアルだけに終わってしまい、効果的な導入につながらないこともあります。

無料ツールのメリット、デメリットを踏まえた上で、RPAの効果を確認するツールとして利用するのがよいでしょう。

６．まとめ　まずは小さくRPAを導入して効果を確認しよう

定型業務を自動化できるRPAにはさまざまな種類、メリットがあります。

しかし導入すればどんな仕事でも必ず魔法のように自動化できるわけではなく、向いている業務や費用対効果の見極めも必要です。

そのため、少しずつ小規模なRPAから始めて自動化する業務の範囲を広げていくのがおすすめです。

コウシンの「ゼロからはじめるRPA」では、はじめてRPAを導入するお客様のはじめの第一歩から二人三脚で寄り添ったサポートをご提供します。自社にあったRPA導入にお悩みの方はぜひご相談ください。