「RPAで業務を効率化したいけど、どんな業務から始めればいいのかわからない…」

DXやITツールについての情報があふれる中、自社でどう使えばいいのか、どの業務を自動化できるのかがわからないといったお悩みが多く聞かれます。

しかしRPA化すべき業務は意外な視点から考えることで見つけやすくなるのです。

この記事では、RPAで自動化できる業務を見つけるコツと、導入を成功させるためのポイントを解説します。

1. RPAで自動化すべき業務を見つけるための3つの視点

昨今の労働人口減少のため、生産性を向上させるための対策として総務省もRPAによる業務自動化を推奨しています。

RPAは、これまでコストの問題からシステム化が見送られてきた手作業の業務を、品質を落とすことなく比較的低コストで自動化できるからです。

例えば次のような業務に適用が可能です。

・帳簿入力・伝票作成

・ダイレクトメールの発送業務

・経費チェック

・顧客データの管理

・ERP、SFA（営業支援システム）へのデータ入力

・定期的な情報収集

主に事務的な業務の自動化により、大幅な効率化が期待できます。

とは言え、自社でどの業務からRPAを導入すればよいか判断に迷うこともあるかもしれません。

RPAの導入に適しているのは、「単純作業」「チェック作業」「支払いや修正などの督促といった精神的に負担がかかる業務」など、一言で言うと「面倒に感じる作業」と考えることができます。

どの業務をRPA化するべきか悩んだら、次のような視点で対象業務を探してみるのがおすすめです。

■繰り返し行う「単純な作業」

RPAはデータを決められたルールに従って他のアプリケーションに転記するなど、何度も同じ作業を繰り返し入力するような単純作業が得意です。簡単な作業であったとしても、それが大量にあるとヒューマンエラーが発生しやすく、ミスを防ぐための確認に多くの手間を取られてしまいます。

■人為的ミスが発生しやすい「チェック作業」

RPAにより、チェック作業などのミスを防止できることは大きなメリットです。

人間が行う作業ではミスが発生することはどうしても避けられません。また、経費のチェック作業など単調で大量の作業であればあるほど、ケアレスミスが発生しやすくなります。ミスを防ぐための確認にも多くの時間を取られるため、効率が悪くなりがちです。

RPAはこのような大量の定型業務を得意としており、RPAに任せることによってミスなく正確に処理することができます。

■精神的な負担がかかる業務

人が行うことによって精神的に負担がかかってしまう業務もRPAにより人の負担を軽減することができます。

例えば、「出張申請の金額が合っていない」ことを伝えることは、業務上必要であっても気が引けるものです。RPAが自動で通知してくれたら、角が立つこともなく、事務的に処理できるというメリットがあります。

2. RPAによる業務効率化モデルケース

それではRPAにより、業務効率化が可能となるケースをご紹介します。RPA導入に適した定型業務が多い経理と人事の仕事のケースです。経理や人事に限らず、自社の業務に当てはめて参考にしてください。

■事例1：経理部

【RPA化する業務】

 経費精算システムの自動入力

【課題】

従業員が申請した経費情報を、会計システムに手動で転記する作業に時間がかかり、ヒューマンエラーも発生しやすい。

【RPAによる解決】

・経費精算システムから申請データを自動でダウンロードする。

・ダウンロードしたデータから、申請者名、金額、日付などの必要情報を抽出する。

・抽出したデータを会計システムに自動で入力する。

【効果】

月間約50時間の入力作業を削減し、転記ミスをゼロにすることで、締め作業の効率が大幅に向上しました。

■事例2：人事部

【RPA化する業務】

従業員の入社手続き

【課題】

従業員の入社手続きには、複数のシステムへの情報入力や書類作成が含まれ、作業が煩雑で時間がかかる。

【RPAによる解決】

・AI-OCR（※1）で入社予定者から提出された書類（PDFなど）から、氏名、住所、連絡先などの情報を読み取る。

・読み取った情報を人事システム、勤怠管理システム、給与計算システムなど、複数のシステムに自動で入力する。

・従業員番号やメールアドレスを自動で発行し、本人に通知するメールを作成・送信する。

【効果】

繁忙期に集中していた入社手続き業務を自動化し、担当者は新入社員のオンボーディングや研修準備といった、より価値の高い業務に集中できるようになりました。

※１）AI-OCR：紙に印刷された文字やPDFファイル・画像に含まれる文字情報を読み取るOCR技術にAIを活用し、さらに幅広く柔軟に文字を読み取れる技術。非定型の帳票やかすれた文字などにも対応が可能。RPAと組み合わせることにより、大幅な業務効率化を実現できる。

３．RPA導入を成功させるための3ステップとDX

1．徹底した現場のヒアリング

RPA導入において効果を最大化するためには、担当者への徹底したヒアリングを通じて、自動化に適した業務を選定することが不可欠です。

このプロセスを通じて、効率化したい業務を洗い出し、整理することができるからです。その中で非効率な点や無駄を見直すことで、業務全体の最適化に繋げられます。

２．まずはスモールスタートで導入を

いきなり大規模に導入するのではなく、最初はテスト的に小さな範囲から始めるのがおすすめです。RPAツールのテスト導入により、既存システムとの相性や、そもそも業務自体に見直しが必要かどうかもわかる可能性があります。

テスト導入で情報収集を行ってから本格導入、さらに利用範囲を広げていくのがおすすめです。

また、導入後はどれだけ効率化・自動化できたかを数値によって評価・分析するのも重要です。検証しないと、どれほどの費用対効果があったのかどうかがわからなくなってしまうからです。そのためにも導入前にRPA事業者のフィードバックやサポート体制が充実しているかどうかを確認しておきましょう。

３．内製化を視野に

RPA導入後、最終的には自社で内製化することも視野に入れておくことが重要です。

RPAの導入は目的ではなく手段だからです。本来の目的は業務効率化であり、RPAはそのためのの手段の一つです。豊富な実績を持つ専門の事業者に委託することで、業務フローの分析や再構築、それを基にしたRPAの設計を行うことができます。

導入後は、それらのPDCAを社内で回していくことにより、RPAの運用・簡単な修正の知識が社内に蓄積され、運用コストの削減にもつながります。また、担当者がRPAを使いこなすことでデジタル人材が育ち、組織全体のDX推進力向上の効果も期待できるでしょう。

■RPA導入でDXを推進し、生産性向上の土台づくりを

現在、多くの企業でDX（デジタルトランスフォーメーション）、つまりデジタル技術を駆使してビジネスモデル、組織、企業文化を変革し、競争優位性を確立するための取り組みが行われています。

しかし、社内のリソース不足でDXがうまく進められないといった課題を抱えている企業も多いようです。

RPAにより面倒な定型業務が自動化されることで、DXを推進するための人的リソースを確保することにもつながります。また、RPAにより、手作業で行っていた業務がデジタル化され、データとしての活用ができるようになることも期待できます。

RPAはDXの一部であり、DXで組織に変革をもたらすための重要な土台作りともなるのです。

４．まとめ

  RPAにより、大量の定型業務など面倒な業務を自動化することができます。DXの一歩としてRPAを導入することで、なかなか進まなかった社内のDXを一歩前に進めることも可能です。

効果的なRPA導入には、サポート体制の整った事業者に委託することもポイントです。

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