導入事例 2025.08.22

RPAで実現！なくせない紙業務も効率化

「デジタル化」「業務効率化」「DX」──
言葉は広がっても、現場に行くといまだに紙書類が山積み、という光景は珍しくありません。
ある食品通販会社M社も、その一つでした。
年配のお客様が多いこともあり、紙でのやり取りは需要が高く、簡単には廃止できません。
そこで今回は、紙を完全になくすのではなく、
“紙はそのまま”なのに、業務全体を効率化した事例をご紹介します。
大きな投資は不要。ちょっとした発想の転換が、業務を劇的に変えたお話です。
紙媒体を扱う業務を効率化したい方には、ぜひ参考にしていただきたい内容です。

紙媒体を無くせない理由

M社では、商品やサービスについての感想をお客様からハガキでいただいています。
ありがたいことに多くのご意見をいただけるのですが、このハガキの処理が担当者にとって大きな負担になっていました。

商品の集計
お客様情報の分析
お客様の個人履歴
謝礼としてのポイント付与

これらを複数のシステムに手入力していたため、1枚の処理に5分以上かかっており、何十枚も届いた日には、膨大な作業時間になっていました。

紙はそのままでも、作業を減らせる

Kさんは、この作業を効率良くするために⾧年模索していました。

まず検討したのは、紙媒体を読み取って電子化する、OCRでした。
しかし、手書き文字や自由入力の多いハガキでは、読み取り精度が低く、結局人の目で確認が必要となり断念。ハガキのフォーマット変更も検討しましたが、お客様への影響が大きく、こちらも断念しました。

そんなときに、Kさんが目を付けたのが他部署で使用していたRPAで、
パソコンの業務をソフトウェアロボットが自動で行っていたのです。
「紙をなくすんじゃなく、作業をなくす」という新しい発想が生まれたのです。

具体的な手法

実際にKさんは、1件5分以上かかっていた作業を、次の方法で1分以内に短縮しました。

⓵専用のExcel にハガキ情報を入力。
⓶RPAがその情報を各システムに自動で入力し、必要に応じてポイント付与まで実施。

要するに、紙は残したまま、面倒な転記作業だけをRPAに任せた形です。
これだけで作業時間は5分の1以下に！
「結局、人が入力するから大して時間は変わらないでしょう…」と思っていたKさんも、「正直、ここまで効率化できるとは思っていなかった」と驚き、
さらに他の業務でも効率化できる可能性を探っています。