情報システム

脱ハンコで働き方改革を進めるためのクラウドサービス活用法

2022.10.12

行政機関の「脱ハンコ」化推進やコロナ禍によるリモートワークの急増を受けて、民間企業のペーパーレス化はこの数年で大きく進展しました。しかし、大事な取引や社内の重要事案の決裁に際しては、紙の書類への押印が必要なルールを残しているケースが残っています。裏を返せばデジタル書類への信頼感が醸成できていないのが原因です。デジタルツールを使えば、書類や印影の複製、改ざん、偽造は簡単にできてしまうからです。
では、どうすればデジタル書類を使った申請・承認・契約などを安全にできるのでしょうか。これについて調べると「電子印鑑」や「電子サイン」、「電子署名」、「デジタル署名」、「電子証明書」などといった、似ているようで少し違う言葉が出てきて”どのような書類で何を使うのが正解なのか？”判断つかないというという事に陥ります。以下では、言葉の整理も含め、「ハンコ文化」をデジタル化していく方法についてお話します。

＜目次＞
・ところで「印章」「印影」「印鑑」「認印」の違いは何？
・電子印鑑ソリューションとは
・電子サイン／電子契約ソリューションとは？
・電子サイン／電子契約ソリューションの利用メリット
・「電子署名」は「電子証明書」の発行元に注意が必要

ところで「印章」「印影」「印鑑」「認印」の違いは何？

印鑑　電子印鑑はじめに「ハンコ」とは何かを考えてみます。ハンコそのものは「印章」と呼ばれ、それを紙に押したものが「印影」です。「印鑑」は、行政や銀行に登録した特定の印章の印影のことを言います。印章には認印、銀行印、実印、会社印、日付印などいろいろな種類がありますが、銀行印や実印、会社印は、本人のものあるいは会社のものであることを、登録した信頼できる機関により証明可能です。
契約書などに印鑑登録された印影が押され、行政が発行した印鑑登録証明書が添付されていたら、国内のどのような相手でも正式な契約書と認められます。銀行なら手続き書類の印影を、登録された印影と比較して一致していれば本人であると認められます。
ハンコのデジタル化を考えるときは、「印鑑」として利用できるソリューションか、「認印」（広い意味では日付印や会社部署を表す部門印なども認印に含みます）の代わりに使いやすいソリューションかをまず決める必要があります。デジタル化コストが大きく異なるからです。
印鑑として利用可能なソリューションは「電子サイン」あるいは「電子契約」ソリューションと呼ばれます。認印としての利用がしやすいのは「電子印鑑」（＝デジタル印鑑）ソリューションです。言葉がややこしくなる1つの要因がここで、認印などの印章・印影のことも含めて便宜的に「印鑑」と呼んでいるベンダーが多いのです。

電子印鑑ソリューションとは

電子印鑑ソリューションには、印影をデジタル画像として作成・加工するだけの無償あるいは有償のアプリやサービスと、印影データをサービス業者が利用者属性情報と紐付けて保管し、利用者の使用（押印）の都度、その記録を時間記録とともに残すクラウドタイプの有償サービスがあります。このようなアプリやサービスは社内文書（申請書、稟議書など）業務フローに低コストで簡単に組み込むことができます。
自分のPCでデジタル書類に印影画像を付与するだけなので申請承認作業は簡単になり、重要な書類の承認・決裁の責任者だけ押印したことが記録に残るサービスを利用するようにするなど工夫すれば、比較的安価に「ハンコ」のデジタル化が行えます。PC上で申請・承認・決裁といった業務に電子印鑑を利用することで、業務フローがペーパーレス化し、書類印刷やその移動・送付、保管、廃棄の手間とコストを軽減することができます。

電子サイン／電子契約ソリューションとは？

海外では印章を使う文化がなく、手書きのサインが印鑑や認印の代わりになっているため「電子サイン」サービスが普及しています。国内でも同名称で利用が拡大中ですが、実際には印影データの利用もできるので心配は無用です。
基本的には「印鑑」としても使用可能な、第三者の証明が得られるタイプのサービスが多く、例えば取引先、顧客、業務委託先、その他のパートナーといった外部企業・個人との書面でのやり取りに利用するのに向いています。書類の真正性（改ざん・偽造がない）を保証し、承認などの操作をいつ行ったか、行ったのは本人かといった記録を保管し、後から確認できる仕組みを持っているのが「電子サインソリューション」です。そのカテゴリー内に書類の長期保管や閲覧・印刷などのアクセス制御などの周辺機能も含んだサービスである「電子契約ソリューション」が含まれると考えればよいでしょう。
各種契約、覚書などに電子サインを用いることができますが、利用例が多いのは「機密保持契約」のように多くの業務委託先企業や個人と交わす契約です。基本的にはクラウドサービスに書類を登録して電子サインを施すと、契約相手はインターネットで書類を閲覧し、同意したら電子サインの操作を施す仕組みです。実際には手書き署名や押印などの必要はなく、書類には「電子署名」が施され、両者の同意時間（タイムスタンプ）や本人確認情報（メールアドレスなど）が自動添付されます。

電子サイン／電子契約ソリューションの利用メリット

こうしたサービスを利用すると、まず契約書類などの作成が簡便になります。クラウド上にテンプレートが保管できるので、簡単な修正で新しい契約書が作れます。また相手側に何か特別な用意をしてもらう必要はなく、「契約書を交わしたいので閲覧して同意をお願いします」とメッセージを送り、同じクラウドサービスにアクセスしてPC画面上で同意操作をしてもらえば契約が完了します。このときに手書き署名画像や印影画像を同意のしるしとして画面上で貼りこむ、あるいは専用欄にサインを手書きするのが一般的になっています（必須ではありません）。
つまり従来の紙の契約の場合に比べ、「作成〜印刷〜郵送〜相手先で開封・同意〜返送〜受け取り〜確認〜保管」といった業務フローと書類保管場所、セキュリティ管理が格段に簡素化し、時間とコストが劇的に圧縮できます。また重要な点は、電子契約では収入印紙が不要になることです。契約数が多い会社では、印紙代が浮くだけでソリューション運用コストが相殺されることもあるでしょう。

「電子署名」は「電子証明書」の発行元に注意が必要

なお、「そんな契約していない」などと一方が契約書の存在や真正性を否認することは電子契約に限らず紙の契約でも起こりえます。最終的に裁判に行き着くこともありますが、そのときに契約書がある時点で確実に存在し、改ざんされておらず、当事者本人が同意していることを示す証拠が必要です。このとき署名や実印の押印がある契約書は強い証明力を持ちます。そのような法的な証明能力が電子サインにもあるのでしょうか。

電子印鑑結論から言えば、「デジタル署名」や「タイムスタンプ」が施されており、本人認証の際にワンタイムパスワードなどの2段階認証の仕組みがとれていれば、法的にも有効だと考えてよいようです。また新しい言葉が出てきましたが、「デジタル署名」は電子署名の中でもPKI（公開鍵基盤）と呼ばれる現時点で一番安全な偽造・改ざん・否認防止の仕組みを用いる技術です。「タイムスタンプ」は、デジタル書類に対して成立時点の時刻を改ざんできないようにデジタル署名を利用して埋め込む技術です。これらの技術は国際的に安全性が認められています。日本では「e-文書法」と「電子帳簿保存法」がありますが、それらは電子署名が施された書類は信頼してよいという認識が基本になっています。電子署名については「電子署名法」に定義されており、デジタル署名に限ってはいませんが、事実上、電子契約にはデジタル署名を活用したソリューションが多くなっています。

行政機関との取引では、「指定した認証機関の電子証明書でデジタル署名していること」が電子契約の条件になっています。官庁が指定する認証機関はWebページで確認できますが、信頼できるとお墨付きのある機関ということになります。行政への各種電子申請にあたっても、同様の信頼できる認証機関の電子証明書か、国が発行しているマイナンバーカード中の個人用電子証明書が必要になります。なお、このタイプのサービスを「電子署名型」と呼んだり、「電子証明書型」と呼んだりすることがありますが、正確な表現とは言えません。契約の当事者双方が認める認証機関から入手した電子証明書によってデジタル署名しているので、「当事者署名型」の電子署名と呼ぶほうが理解しやすいと思います。その中で、近年急速に拡大しているのが「事業者署名型」（別名「立会人型」）の電子サイン／電子契約サービスです。こちらは自社が電子証明書を購入することなく、相手先にもそれを求めず、契約者の双方が電子証明書なして安心・安全な契約ができるサービスになっており、導入・運用がシンプルにできることから人気を呼んでいます。クラウドサイン、ドキュサイン、アドビなど、国内外に多くのサービスがあります。
電子印鑑事業者署名型のサービスでは、契約の当事者ではなく、間に立つサービス業者が自社の電子証明書を使ったデジタル署名を活用します（事業者が契約の立会人になるイメージです）。認証機関はサービス業者自身となるのですが、サービス利用企業は特定されており、メールアドレスなどで本人認証・確認も行えますし、契約書への同意操作をはじめ何らかの操作についてはすべて電子署名つきで書類に記録され、操作ログもとられます。サービス業者のサービス内容や運用、セキュリティ体制がどのようになっているかが問題ですが、上述のように各業者が法務省にQ&Aの形で回答を得ていて、メジャーなベンダーのサービスの場合は法的有効性も期待できるようです。