今回は、入社してまだ1ヶ月の新人社員が、なんとRPAを使っていきなり400分もの業務時間を削減した事例をご紹介します。
RPAの経験もスキルもなかったその新人が、ある“ちょっとした考え方のコツ”をつかんだだけで、最初は複雑に思えた業務をスムーズに自動化することができたのです。
「RPAって、どこまで使えるの？」
「うちの業務にも本当に使えるのかな…？」
そんなお悩みをお持ちの方に、きっとヒントになる内容です！
「RPAに向いてる業務」って結局なに？
さて、いきなりですが質問です。
RPAに向いている業務って、どんなものでしょう？
おそらく多くの人が「定型業務」と答えると思います。 もちろんそれは正解。
でも、実際に自分の業務にあてはめようとすると「で、結局どれが自動化できるの？」って、ちょっとモヤっとしませんか？
この新人さんも同じでした。
でも、業務をもっと細かく見ていく“ある視点”を取り入れたことで、「あ、これならいけるかも」と自動化のイメージが一気に広がったんです。
きっかけは、同期のひと言から
ロボット作りに初めて取り組むことになったのは、同期のSさんのひと言がきっかけでした。
「うちの部署で最近始まった新サービスがあるんだけど、そのお試しアカウントを発行する作業がすっごく手間で…。
申し込みリストから名前とメールアドレスをコピーして、アカウント発行サイトに入力して、会社情報を選んで、メールを送って…1件に3～4分もかかるのよ。今は何とかなるけど、この先のこと考えると不安で…。これ何とか自動化できないかな？」
こうして始まった初めてのロボット作り。
でも、実は本人もやったことのない業務だったので、最初はなかなか進まず苦戦したそうです。
ヒントは「業務を分解すること」
そんな中、先輩社員の営業同行で聞いた話が、大きなヒントになりました。
「RPAって、業務全体をいきなり自動化しようとすると失敗しやすいんですよ。
まずは“作業”に細かく分けて、一つずつ自動化していくのがコツなんです」
実際、RPAでよく使われる業務は「入力」「保存」「送信」「ログイン」などに分類できるんです。
これを聞いた新人さんは、さっそく同期の依頼内容をその視点で見直してみました。
すると……
- リストを保存する作業
- アカウント情報を入力する作業
- メールを送る作業
と、きれいに分類できたんです！
ロボット3つに分けて作成してみたら…
そこでまずは、「リスト保存ロボ」を作成。
次に「アカウント入力ロボ」、そして「メール送信ロボ」。
作業ごとに分けたことで、最初はモヤモヤしていたイメージが一気にクリアに！
完成したロボットは、無事「Sさんお助けロボ1号」として納品されました。
実際にセミナー参加者100人分のアカウント発行を担当し、なんとエラーもなくすべて完了。
作業時間にして約400分の短縮に成功しました。
Sさんからも「めちゃくちゃ楽になった！ほんと助かった～」と喜びの声が届き、新人さんも思わずガッツポーズだったそう！
この話のように、「業務をどう分けて見るか」という視点があるだけで、RPAの活用はぐっと身近になります。
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