ロボ化業務を見つけるたった１つのポイント

先日、DX関連の情報収集を担当されている方との打ち合わせで、ロボ化業務を見つけるポイントをお伝えしたところ、「なるほど！RPAの活用方法がよく分からなかったけど、この視点で業務を探せばかなり見つかりそうです！」と、とても喜んでいただけました！
そこで今回は、忙しい皆様に向けて「RPAの対象業務を見つけるためのたった1つのポイント」をご紹介します。

資料が多すぎて、読むのも一苦労…

まずは、冒頭でご紹介したお客様との会話を少しだけご紹介します。
その方は、コロナの影響で急に社内でDX推進が求められ、情報収集担当に任命されたとのこと。「とりあえず資料をダウンロードしたけど、量も種類も多すぎて大変。通常業務もあるし、ITツールなんて専門外だから、機能は理解できても実際どう使えばいいのか全然わからない…」そんな悩みを抱えていらっしゃいました。今ではDXという言葉が一般化してきていますが、手探りでITツールの情報を集めている方が増えています。RPAに限らず、さまざまなITツールの資料を見て、皆さんが思うことはただ一つではないでしょうか。

結局、うちの会社ではどう使えるの？

「結局、これってうちの会社でどう使えばいいの？」

お問い合わせや打ち合わせで、この質問をよくいただきます。

「RPAが定型業務を自動化するのはわかるけど、どんな業務に使えるの？」

そんな疑問に対して、私はいつもこうお伝えしています。
『マウスとキーボードでできる業務なら何でも使えますが、特に『面倒な業務』をロボットに任せるのがおすすめです』

まだ“？”という方もいらっしゃると思うので、もう少し詳しくご説明しますね。

「面倒な業務」って？

RPAの活用例としてよく挙げられるのは、定型業務、つまりパターン化された業務ですが、いざ自社の業務を見直してみると、定型業務が見つからないこともあります。そんな時は、「自分でやりたくない面倒な業務」を探してみてください。
よくあるのは繰り返しの作業です。毎日や毎週行うため「面倒だ」と感じることが多いでしょう。
例えば、メールでの問い合わせに対して定型文をコピペする作業。問い合わせが少ない日は良いですが、多い日には通常の業務が回らなくなることもあります。さらに、コピペミスが発生すると、余計な仕事が増えてしまい、ストレスが倍増することもよくあります。
また、入力した数値や宛先のチェック作業。きちんと確認しなければいけないのはわかっていても、つい適当にやってしまうことはありませんか？正確にチェックするのは精神的にも負担が大きいですが、ロボットなら間違いなくチェックしてくれます。
精神的に負担の大きい業務も、RPAに任せられることがあります。例えば、「出張申請の金額が合っていない」と伝えるのは気が引けるものですが、RPAが自動で通知してくれたら、角が立つこともありません。
社内には、こんな「面倒な業務」がたくさんあります。これらをRPAに任せることで、業務量や精神的な負担を軽減し、皆さんが本来集中すべき仕事に専念できるようになります。
このようにお話しすると、「RPAって意外と幅広い業務で使えるんですね！」という声をよくいただきます。

おさらい～対象業務を見つける鍵は「面倒さ」

今回は「忙しい人のためのRPA」というテーマで、自動化する業務を見つけるポイントを「面倒な業務」に絞ってご紹介しました。
RPAに興味をお持ちの方、もっと詳しく知りたい方に向けて、相談会を随時開催しています。お気軽にご相談ください。